À quoi ressembleront les réunions en 2021 ?
Six conseils pour préparer vos salles de réunion
Les mesures de confinements liées au coronavirus continueront à avoir un impact sur notre vie professionnelle bien après la fin de la crise. Si certains des effets de cette longue période de télétravail peuvent nous surprendre, d'autres sont faciles à prévoir. Simon Hayes, Spécialiste des espaces de réunion et collaboration au sein de NEC, invite les entreprises à se préparer dès maintenant à ces changements.
Même avant la crise, les entreprises avaient tendance à opter pour le travail flexible et à distance. Les avantages du travail à distance en termes de productivité, de santé et de style de vie seront toujours valables après la crise, et l'ensemble de la main-d'œuvre aura eu l'expérience du travail à distance.
Cette expérience peut être considérée toute aussi bénéfique pour les entreprises. Même les entreprises les plus réticentes savent maintenant ce qui peut être fait à distance. Toutefois, les partisans les plus enthousiastes du télétravail reconnaissent l'importance des contacts face à face. Si vous avez remarqué que vos collègues enthousiastes de la technologie parlent du bureau avec un peu de nostalgie, vous n'êtes pas le seul.
Pour bien planifier l'avenir, les entreprises devront tenir compte de ces deux préférences. Il est probable qu'un plus grand nombre de salariés voudront travailler plus fréquemment à domicile. Toutefois, les réunions physiques continueront à occuper une place importante dans la vie quotidienne. Un changement important post-covid dans le monde des affaires se produira, car presque toutes les réunions physiques comprendront des participants se connectant à distance.
Le contact face à face prévaudra
Beaucoup d'entre nous ont réalisé que les réunions en face à face ont quelque chose qui ne peut être reproduit avec les réunions virtuelles ou les applications de messagerie instantanée, malgré l'utilité de ces technologies pour notre productivité. C'est peut-être la nature plus formelle des réunions en présentiel ou la capacité à lire le langage corporel des gens et à juger de leur engagement.
Les entreprises intelligentes trouveront un moyen d'équilibrer le travail à distance et le travail au bureau. La meilleure façon d'y parvenir est de s'assurer que les réunions en présentiel en valent la peine. Les entreprises doivent réfléchir suffisamment à la création d'espaces de réunion qui peuvent favoriser un travail productif pour toutes les personnes présentes dans la salle. Il est facile de penser qu'un bon espace de réunion est constitué des derniers écrans connectés au WAN (Wide Area Network), utilisant les derniers logiciels de collaboration. Le fait est que créer un espace propice au travail productif est bien plus que cela.
Les réunions en présentiel prévaudront, mais après la période de transition, elles auront presque toujours des participants à distance - tout le monde ne pourra pas, ni ne voudra, être au bureau en même temps. La technologie doit donc permettre cela et cela doit être aussi simple que de se connecter à partir d'un ordinateur portable à la maison. Pour garantir la même expérience, les nouveaux espaces de réunion doivent être aussi peu frustrants que possible.
Optimiser l'espace
Tout d'abord, il faut trouver un espace dédié. Étant donné le coût élevé de l'immobilier, il peut ne pas être possible de prévoir une salle uniquement pour les réunions. Certaines entreprises doivent réfléchir à la manière dont elles peuvent rapidement transformer une salle en un lieu de réunion approprié sans pour autant priver les autres travailleurs de l'espace dont ils ont tant besoin.
Même les entreprises disposant de plusieurs salles de conférence trouvent souvent que l'espace est insuffisant. Des outils d'analyse tels que le service de gestion des salles (RMS) de NEC optimisent l'utilisation des salles de manière à ce que chaque seconde de temps de réunion puisse être utilisée à bon escient. Cela permet également de contribuer aux mesures de contrôle des risques sanitaires, en incitant les équipes de nettoyage à assainir la salle entre les utilisateurs.
L'espace n'est qu'un des nombreux éléments à prendre en compte pour équiper les bureaux afin de soutenir et d'encourager la collaboration. Les conseils suivants identifient les principales considérations pour les entreprises lorsqu'elles choisissent et aménagent des salles de réunion.
Six conseils pour préparer vos salles de réunion
Espaces fixes ou flexibles – D'abord, demandez-vous si vous disposez de l'espace nécessaire pour une salle de réunion attitrée, ou si, pour des raisons de coût et d'espace, il est préférable de disposer d'un espace polyvalent flexible. Cela dépendra dans une certaine mesure de votre culture d'entreprise, de la fréquence de vos réunions et du fait que celles-ci ont tendance à se tenir en interne ou avec des personnes extérieures. Un aménagement plus souple permettra aux entreprises de s'adapter rapidement et de gérer les espaces conformément aux directives gouvernementales qui changent constamment dans le climat actuel de Covid. Ces considérations devraient vous guider vers la technologie la plus adaptée à votre cas.
Ameublement – Aussi important que soit le choix de la bonne technologie, il est également essentiel d'obtenir l'aspect et la sensation de l'espace. Un espace sans air et sans fenêtre, avec un décor terne et des chaises inconfortables, fera de la réunion une pénitence. Choisissez les bons meubles et les bons éléments esthétiques pour améliorer l'expérience de la réunion et de la collaboration, mais faites attention aux surfaces faciles à nettoyer. Vous devez également tenir compte des aspects qui affecteront l'expérience audio et visuelle (tant pour les personnes présentes dans la salle que pour celles qui assistent à la réunion à distance), notamment la prévention de l'écho et la maximisation de la visibilité des écrans de présentation, des tableaux blancs, etc.
Expérience utilisateur commune – La reproduction de la technologie dans plusieurs endroits pour être entièrement transparente lorsque vous entrez dans la pièce ou l'espace favorise une expérience utilisateur commune. Une technologie simple et sans friction sera essentielle pour de nombreuses organisations qui doivent permettre l'interopérabilité entre plusieurs plateformes tout en maintenant la sécurité. Non seulement cette cohérence soutient l'utilisateur final en termes de familiarité avec la technologie, mais elle profite également aux équipes de support qui surveillent le diagnostic des erreurs et aux équipes d'approvisionnement pour un contrôle efficace des coûts.
Le son correspond-il à l'image ? – L'audio et la vidéo sont tous deux essentiels, dans la même proportion, pour faciliter les réunions dans le bureau où les participants à distance seront presque toujours présents. Il existe désormais de nombreuses options parmi les appareils et les périphériques ; il est important de suivre une procédure de test pour garantir la compatibilité entre les appareils et avec les systèmes existants. Choisir une solution certifiée par Microsoft ou Zoom vous garantit que la compatibilité entre les fournisseurs est déjà prouvée pour générer une expérience utilisateur de haute qualité.
Connectivité – Quel que soit l'espace, l'affichage focal dans la pièce doit être facile à utiliser et à connecter, sans fil ou par câble. Il faut penser à minimiser les points de contact afin de réduire les risques liés au transfert d'infection. C'est pourquoi les participants aux réunions préféreront sans doute utiliser leurs propres appareils personnels, et il faut donc soutenir toutes les normes populaires en matière d'appareils.
Après la réunion – Lorsque de grandes choses se passent dans les réunions, comment s'assurer que les informations importantes inscrites sur le tableau blanc ne se perdent pas ou ne restent pas dans la salle ? Il est important de disposer d'outils capables de recueillir toutes les idées et les fragments de génie. Ne vous contentez pas de faire confiance aux personnes qui prennent des notes sur leurs appareils ; investissez dans des plateformes qui vous permettent d'enregistrer les discussions et les résultats des réunions et d'être en mesure de suivre rapidement les actions et d'y faire référence lors de réunions ultérieures.
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